PRESENTACIÓN – FUNDACIÓN CERCA DE TI consciente de la obligación de dar cumplimiento a lo señalado en la ley estatutaria 1581 de 2012, el Decreto Reglamentario 1377 de 2013 y el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, por medio de este documento estructura el manual de políticas para el tratamiento de datos personales, mediante el cual se definen las acciones y mecanismos necesarios para la protección y garantía de los derechos de los titulares sobre sus datos personales, y se compromete a dar cumplimiento a los principios de legalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad de los datos personales, consagrados en las mencionadas normas.
ORIGEN Y OBJETO DE ESTA PROTECCIÓN – El derecho fundamental a la protección de los datos personales en Colombia es garantizar a los ciudadanos el poder de decisión y control que tienen sobre la información de que son titulares. FUNDACIÓN CERCA DE TI, como responsable del tratamiento de datos personales, por medio de este manual, da cumplimiento a lo previsto en la ley 1581 de 2012.
ÁMBITO DE APLICACIÓN- El presente manual se aplica al tratamiento de datos que realizan todos los empleados, beneficiarios, aliados y contratistas de FUNDACIÓN CERCA DE TI , que de una u otra manera traten o intercambien datos personales, especialmente por aquellas áreas o personas que sean designados como Encargados del Tratamiento de los Datos Personales por FUNDACIÓN CERCA DE TI, sociedades filiales o las empresas asociadas con las que intercambie datos personales en razón de convenios de administración de datos y el desarrollo de las actividades sociales propias de su objeto social.
CONSULTA DE ESTA POLÍTICA, RESPONSABLE Y ENCARGADOS DEL TRATAMIENTO. Esta política se encuentra a disposición de los titulares de los datos personales en cartelera principal y demás medios de divulgación idóneos que disponga FUNDACIÓN CERCA DE TI. También puede ser consultada y a su vez presentadas las solicitudes de consultas y reclamos sobre el tratamiento de datos personales en los términos y alcances de la autorización entregada por el titular o en aplicación de las normas especiales cuando proceda alguna excepción legal para hacerlo, en su Sede Principal de FUNDACIÓN CERCA DE TI. Calle 50 No. 51 – 75 7° piso, Medellín, Antioquia, Colombia. Teléfono (4) 444 44 41, celular: +57 3104751589 y el correo electrónico protecciondedatos@fundacioncercadeti.com
En la solicitud el titular indicará los datos solicitados, señalados en este manual en la sección de: PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.
CLASIFICACIÓN DE DATOS.- FUNDACIÓN CERCA DE TI en desarrollo del Régimen General de Protección de Datos Personales se acoge a la clasificación que establece la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013.
DERECHOS DE LOS TITULARES DE LOS DATOS- De acuerdo con lo contemplado por la normativa vigente aplicable en materia de tratamiento de datos, los titulares de los datos personales, tienen todos los derechos que establece la ley 1581 de 2012 y el decreto reglamentario 1377 de 2013, como son entre otros, acceder, conocer, actualizar, rectificar o suprimir sus datos personales; solicitar prueba de la autorización para el tratamiento de datos personales; ser informado previa solicitud, respecto del uso que se le ha dado a sus datos personales y presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012. FUNDACIÓN CERCA DE TI garantiza a los titulares de los datos personales el acceso para su conocimiento y actualización, a través de medios idóneos para tal fin.
AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR PARA EL TRATAMIENTO DE SUS DATOS PERSONALES – FUNDACIÓN CERCA DE TI solicita a los titulares de los datos personales su autorización previa, clara, expresa e informada para el tratamiento de sus datos personales en formato denominado de solicitud para autorización del tratamiento de datos personales, entregado a los titulares de los datos. Así mismo informa debidamente al titular de dichos datos el uso o finalidad que le brindará a sus datos personales durante el tratamiento. FUNDACIÓN CERCA DE TI conserva la prueba de la autorización otorgada por cada uno de los titulares de los datos personales para su tratamiento, por medio de archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa, a través de sus filiales o de terceros contratados para tal fin.
PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LAS BASES DE DATOS – FUNDACIÓN CERCA DE TI aplica las mejores prácticas para la privacidad, seguridad y confidencialidad de los datos personales de los titulares. Verifica, cuando corresponda, la procedencia de las excepciones legales para entregar los datos personales a las autoridades en los casos ordenados por la ley.
En cuanto a la privacidad, confidencialidad y reserva de la información, FUNDACIÓN CERCA DE TI siempre suscribe con terceros, en los eventos que medie información privilegiada, un acuerdo marco de confidencialidad para efectos de la protección jurídica de los datos.
REVOCATORIA DE LA AUTORIZACIÓN – Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a FUNDACIÓN CERCA DE TI de manera total o parcial para el tratamiento de sus datos personales, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual.
Cuando la revocatoria sea total en relación con las finalidades autorizadas, FUNDACIÓN CERCA DE TI cesa el tratamiento de los datos; cuando sea de manera parcial, cesa sobre la revocatoria puntual, caso en el cual FUNDACIÓN CERCA DE TI continua tratando los datos personales para los fines con los cuales el titular no hubiera revocado su consentimiento.
TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDAD DEL MISMO – El tratamiento de los datos de los titulares con los cuales FUNDACIÓN CERCA DE TI tuviere establecida o establezca una relación, permanente u ocasional, lo realiza en el marco legal que regula la materia, y son todos los necesarios para el cumplimiento de su objeto social. En todo caso, los datos personales son recolectados y tratados para:
- El proceso de negociación de datos con otras fundaciones.
- La ejecución y el cumplimiento de los contratos que celebre.
- La elaboración de estudios técnico-actuariales, estadística, encuestas, análisis de tendencias del mercado en general.
- Realización de encuestas sobre satisfacción en los servicios prestados por FUNDACIÓN CERCA DE TI.
- La prevención y control del lavado de activos y la financiación de terrorismo.
- Envío de información de posibles sujetos de tributación a la Dirección de Impuestos y Aduana Nacionales de Colombia (DIAN).
- Consulta, almacenamiento, administración, transferencia, procesamiento y reporte de información a las centrales de información o bases de datos debidamente constituidas referentes al comportamiento crediticio, financiero y comercial.
- Enviar información e invitaciones relacionadas con campañas comerciales o de cualquier otra índole de FUNDACIÓN CERCA DE TI.
- Cumplir las normas aplicables a empleados, proveedores, aliados contratistas y lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social.
- Facilitar procedimientos complementarios con compañías filiales o subsidiarias para prestar un servicio integral a los consumidores tanto por parte de FUNDACIÓN CERCA DE TI o de sus aliados comerciales quienes con los datos personales almacenados en sus bases de datos generan valores agregados para sus clientes.
- Compartir los datos personales o las bases de datos tratadas por la compañía con sus compañías asociadas y evaluar la calidad de los servicios ofrecidos por FUNDACIÓN CERCA DE TI.
- Para la identificación del tipo de acompañamiento social, se requiere de estudio socioeconómico que incluye entre otros aspectos: análisis de características demográficas y socioeconómicas.
- Mejorar la atención al cliente y su satisfacción, innovar y perfeccionar los servicios ofrecidos y dar a conocer noticias de interés y novedades.
- Cumplir lo dispuesto por el ordenamiento jurídico colombiano en materia laboral y de seguridad social, entre otras, aplicables a ex empleados, empleados actuales y candidatos a futuro empleo.
- Generar Bienestar Social atendiendo integralmente, en los componentes de educación inicial, nutrición, salud y orientación a las familias en crianza positiva; brindando beneficios a los empleados, Colocadores Independientes y acompañando a la comunidad.
Respecto a fotografías y/o vídeos, para reproducción, publicación, edición o fijación material de una obra en copias o ejemplares efectuada por cualquier medio ya sea impreso, fonográfico, gráfico, plástico, audiovisual, electrónico, fotográfico u otro similar. Para comunicación pública incluyendo representación, exhibición pública y acceso al público por medio de la telecomunicación y/o redes de telecomunicación. Para transmisión pública y radiodifusión por cualquier medio. Para incorporación en obras artísticas, promocionales, spots, obras audiovisuales o producciones cinematográficas incluyendo la distribución de ejemplares de las mismas así como la divulgación de obras derivadas en que se hubiese incorporado y/o forme parte la imagen de la persona de que se trata. Para modificación, estilización, copia, edición, traducción o adaptación.
Respecto a Empleados o Candidatos, además de los ya señalados, los datos personales son recolectados y tratados para:
- Verificación de información personal, familiar, financiera, crediticia, comercial y laboral.
- Aspectos Laborales y de Seguridad Social y aquellos relacionados con el (los) contratos que celebre o pretenda celebrar con FUNDACIÓN CERCA DE TI.
- Control y prevención del fraude.
- Estudios de seguridad relacionados con la validación de la información aportada en la hoja de vida, bien sea de forma directa o a través de terceros especializados en esta actividad.
- De seguridad y/o de prueba ante una autoridad judicial o administrativa.
- Fines estadísticos, de consulta, gremiales y técnico-actuariales.
- La solicitud, procesamiento, conservación, verificación, consulta, suministro, reporte o actualización de cualquier información relacionada con el comportamiento financiero, crediticio o comercial a los operadores de bancos de datos o centrales de información autorizados por la legislación, con fines estadísticos de verificación del riesgo crediticio o de reporte histórico de comportamiento comercial.
AVISO DE PRIVACIDAD.-. FUNDACIÓN CERCA DE TI cuenta con una política de privacidad la cual se encuentra disponible para su consulta dentro de la página web www.fundacioncercadeti.com la misma que hace parte integral del presente manual.
PROCEDIMIENTOS.- Los procedimientos que se describen a continuación sólo pueden ser ejercidos por el titular, sus causahabientes o representantes, siempre que se acredite previamente la identidad o la representación.
PROCEDIMIENTO PARA CONOCER, CORREGIR, ACTUALIZAR, RECTIFICAR O SUPRIMIR LOS DATOS – FUNDACIÓN CERCA DE TI. en cumplimiento de los preceptos legales del Régimen General de Protección de Datos Personales, procederá a permitir al titular o representante de los datos personales conocerlos, corregirlos, actualizarlos, rectificarlos o suprimirlos, presentando previa solicitud a FUNDACIÓN CERCA DE TI en los términos señalados en PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES.
Para lo cual proporciona los medios idóneos para la consulta, por parte de los titulares de los datos personales, sobre el tratamiento de sus datos, mediante medios electrónicos, físicos, formularios de consulta, atención al cliente, FAQS, o cualquiera otro que permita el cumplimiento de este propósito, el cual será informado dentro de los formularios de recolección de datos personales. Los términos para resolver las consultas y reclamos son los señalados por la ley 1581 de 2012 artículos 14 y 15 respectivamente.
Parágrafo. No podrá concederse la supresión de los datos personales por solicitud realizada por el titular o su representante, cuando exista un deber legal o contractual para que los datos personales permanezcan en la respectiva base de datos.
PROCEDIMIENTO PARA REVOCAR LA AUTORIZACIÓN DADA A FUNDACIÓN CERCA DE TI. PARA TRATAR LOS DATOS PERSONALES– El titular de los datos personales o su representante debidamente acreditado, pueden revocar la autorización dada para el tratamiento de sus datos personales, elevando una solicitud dirigida al responsable del tratamiento o al encargado del mismo en los términos del PROCEDIMIENTO PARA EL EJERCICIO DEL DERECHO DE LOS TITULARES DE LOS DATOS PERSONALES. El trámite y los términos para resolver dicha solicitud será el consagrado en el artículo 9 de la ley 1581 de 2012.
VIGENCIA DE LA POLÍTICA – La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en el presente manual se reglamentará de acuerdo al Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.